○交野市水道事業管理規程
昭和43年4月1日
水管理規程第2号
目次
第1章 総則(第1条・第1条の2)
第2章 組織(第2条―第9条)
第3章 専決(第10条―第13条)
第4章 公印(第14条―第22条)
第5章 文書管理
第1節 通則(第23条―第32条)
第2節 文書の収受及び配付(第33条・第34条)
第3節 文書の処理(第35条―第46条)
第4節 文書の発送(第47条―第50条)
第5節 文書の整理及び保管
第1款 原則(第51条―第57条)
第2款 文書の置換え(第58条・第59条)
第3款 文書の保存(第60条―第64条)
第4款 文書の利用(第65条―第67条)
第5款 文書の廃棄(第68条・第69条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、地方公営企業法(昭和27年法律第292号。以下「法」という。)第10条の規定に基づき、水道局(以下「局」という。)の管理に必要な事項を定め、事業の能率かつ適正な運営を図り、もつて水道事業の健全な発達に資することを目的とする。
(昭和47水管理規程10・一部改正)
(用語の意義)
第1条の2 この規程において使用する用語の意義は、交野市事務決裁規程(昭和58年規程第2号)第2条の例による。
(平成9水管理規程1・追加)
第2章 組織
(課等の設置)
第2条 交野市水道事業の設置等に関する条例(昭和43年条例第11号。以下「条例」という。)第4条に規定する水道局に次の課及び室並びに係を置く。
総務課
総務係
お客様サービス係
工務課
維持管理係
配水係
浄水課
浄水係
水質管理係
(平成14水管理規程1・全改、平成20水管理規程1・平成26水管理規程2・平成30水管理規程1・令和3水管理規程1・一部改正)
(企業職員)
第3条 水道事業の管理者(以下「管理者」という。)の事務の執行を補助するため、次の職員を置く。
(1) 事務職員
(2) 技術職員
(昭和53水管理規程1・全改)
第3条の2 条例に規定する水道局及びこの規程に規定する課等に次の職を置く。
(1) 局に局長及び次長、課に課長及び係長、室に室長及び係長を置く。
(2) 必要に応じて課等に課長代理、主任を置くことができる。
(平成14水管理規程1・全改、平成20水管理規程1・平成26水管理規程2・平成28水管理規程1・一部改正)
(職務)
第4条 前条に掲げる職にある者は、おのおの上司の命を受け所管事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 所属長に事故あるとき又は欠けたときは、あらかじめ所属長の指定した職にある者が、その職務を代理する。
(昭和53水管理規程1・全改、平成6水管理規程1・一部改正)
(主管の明らかでない事務の決定)
第4条の2 主管の明らかでない事務があるときは、各課等の長の意見を調整の上局長がその主管を定める。
(平成14水管理規程1・追加)
(事務調整担当の設置)
第4条の3 必要に応じ局に事務調整担当を置くことができる。
(平成14水管理規程3・全改)
(事務分掌等)
第5条 各課等に共通の主な分掌事務は、次のとおりとする。
ア 所管に属する予算執行その他庶務に関すること。
イ 所管に属する実施計画の進行管理に関すること。
ウ 所管に属する議案の作成に関すること。
エ 所管に属する情報公開、個人情報保護及び行政手続きに関すること。
オ 所管に属する条例その他諸規程の制定及び改廃に関すること。
カ 所管に属する文書管理に関すること。
キ 所管に属する広報公聴に関すること。
ク 所管に属する各種占用の許可申請に関すること。
ケ 所管に属するホームページの作成及び更新に関すること。
コ 所管に属する環境マネジメントシステムの取組に関すること。
サ 所管に属する固定資産及び貯蔵材料等の管理に関すること。
シ 所管に属する公用自動車の運用及び管理に関すること。
2 課等の分掌事務は、別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。
(1) 総務課の分掌事務は、次のとおりとする。
総務係
ア 水道事業の基本計画の策定に関すること。
イ 組織及び定数に関すること。
ウ 予算、決算及び出納検査に関すること。
エ 統計及び調査、報告に関すること。
オ 公印の監理に関すること。
カ 庁舎の管理に関すること。
キ 資産の取得及び処分に関すること。
ク 入札参加資格審査に関すること。
ケ 入札及び契約に関すること。
コ 公告式に関すること。
サ 文書の収受及び配付並びに文書事務の管理に関すること。
シ 職員の給与及び人事、研修に関すること。
ス 職員の福利厚生及び安全衛生に関すること。
セ 財政並びに資金計画に関すること。
ソ 公金及び有価証券の出納保管、その他会計事務に関すること。
タ 指定金融機関に関すること。
チ その他総務に関すること。
ツ 他の課等に属しない事項に関すること。
お客様サービス係
ア 料金の調定、収納及び減免に関すること。
イ 料金の滞納処分及び不納欠損処分に関すること。
ウ 既設量水器の取替え及び当該関係事務に関すること。
エ 既設給水装置の開閉栓に関すること。
オ 量水器の検針に関すること。
カ 給水停止に関すること。
キ その他営業に関すること。
(2) 工務課の分掌事務は、次のとおりとする。
維持管理係
ア 給配水施設の維持管理及び修繕(改良を含む。)に関すること。
イ 給配水施設の事故及び災害時の広報並びに給水確保等に関すること。
ウ 給配水管の洗管計画及び実施に関すること。
エ 漏水の防止と調査に関すること。
オ 給配水施設にかかる費用の徴収に関すること。
カ 産業廃棄物の処理に関すること。
キ その他維持管理に関すること。
ク 給水及び給水制限に関すること。
ケ 給水装置工事の受付、設計施工及び竣工検査に関すること。
コ 給水装置にかかわる違反工事の取り締まりに関すること。
サ 給水管及び給水装置図の作成並びに保管に関すること。
シ 新設給水装置の開閉栓に関すること。
ス 指定給水装置工事事業者の指定、指導及び監督に関すること。
セ 開発行為にかかわる協議及び指導に関すること。
ソ 手数料、分担金等の調定及び徴収に関すること。
タ 臨時使用の場合の概算料金の前納に関すること。
チ その他給水に関すること。
配水係
ア 事業計画の策定及び管理調整に関すること。
イ 送配水施設の設計施工、監督に関すること。
ウ 送配水管図等の作成及び管理に関すること。
エ 工事に伴う送配水管の洗管計画及び実施に関すること。
オ 工事負担金等の調定及び徴収に関すること。
カ 課の庶務に関すること。
キ その他配水に関すること。
(3) 浄水課の分掌事務は、次のとおりとする。
浄水係
ア 取水施設、受配水施設及び浄水場の運転操作並びに維持管理(修理、改良を含む。)に関すること。
イ 浄水及び配水施設にかかる調査、研究並びに記録統計等に関すること。
ウ 取水及び受配水計画に関すること。
エ 排水処理施設の管理及び産業廃棄物の処理に関すること。
オ 課の庶務に関すること。
カ その他浄水に関すること。
水質管理係
ア 水質検査に関すること。
イ 水質の調査、研究に関すること。
ウ 水質の相談、苦情等問い合わせ及び情報開示に関すること。
エ 水道施設全般の水質管理に関すること。
オ 水質監視施設の維持管理に関すること。
カ その他水質管理に関すること。
3 前項の規定にかかわらず、事故の多発等により、担当係においてその対応が困難な場合には、課長の指示により当該係の属する課内の他係もこれに優先して応援し、その処理にあたるものとする。なおこの場合において、応援職員の業務指揮は被応援係の長とする。
(平成14水管理規程1・全改、平成20水管理規程1・平成26水管理規程2・平成30水管理規程1・令和2水管理規程1・令和3水管理規程1・一部改正)
(臨時機構)
第5条の2 臨時又は特別の業務事業のため必要があるときは、管理者は、前条の規定にかかわらず、臨時機構を設け、これを処理させることができる。
(平成14水管理規程1・全改)
(業務の応援)
第5条の3 管理者は、緊急業務処理のため必要があると認めるときは、所属にかかわらず期間を定めて当該業務処理の応援を命ずることができる。
2 局長は課等に属する業務の一部が繁忙な時、あるいは大規模事故が発生した時は、課等の所属にかかわらず所属職員を臨時に応援させることができる。
3 課等の長は、前項の応援を求めるときは、人員及び期間を定めてその事由を具し、課等の長の合議を経て局長に申し出なければならない。この場合においては局長が当該業務の応援を命ずるものとする。
(平成14水管理規程1・追加)
(管理者の職務代理)
第6条 法第13条第1項の規定により管理者に事故あるとき又は管理者が欠けたときその職務を行う上席の職員は局長とし、局長にも事故あるとき、又は局長も欠けたときには次長とする。
(昭和53水管理規程1・全改、平成6水管理規程1・平成26水管理規程2・平成28水管理規程1・一部改正)
(事務の委任)
第7条 管理者の権限に属する事務で、法第13条第2項の規定により委任する事務については、別に定める。
(事務の代決)
第8条 管理者の決裁を受けるべき事項について、管理者が不在のときは、局長がその事項を代決する。ただし、管理者、局長ともに不在であつて、かつ、特に急を要するときは次長がその事項を代決することができる。
2 局長が専決する事項について、局長が不在のときは次長を置く場合は次長が代決する。ただし、局長、次長が不在のとき又は次長を置かない場合で、特に急を要するときは、主管課長又はあらかじめ主管課長の指定する課長代理がその事項を代決することができる。
3 課長が専決する事項について、課長が不在のときは、課長代理を置く課にあつてはその課の課長代理が代決する。
(平成9水管理規程1・全改、平成20水管理規程1・平成26水管理規程2・平成28水管理規程1・一部改正)
(後閲)
第8条の2 前条の規定により代決した事項は、速やかに上司に後閲に供しなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。
(平成9水管理規程1・追加)
(局長、課長の専決事項)
第8条の3 局長及び課長は、別表第1に掲げる事項を専決することができる。
(平成9水管理規程1・追加)
(代決の制限)
第9条 前条の規定による代決は特に命令する場合のほか、異例又は重要と認めるものについては、これをなすことができない。
第3章 専決
(専決事項)
第10条 局長が専決することができる事項は、次のとおりとする。
(1) 次長級並びに課長級の宿泊を要しない出張及び課長級並びに課長代理級の宿泊を要する出張に関すること。
(2) 次長級並びに課長級の年次有給休暇の承認に関すること。
(3) 次長級並びに課長級の時間外勤務命令及び休日勤務命令に関すること。
(4) 次長級、課長級、課長代理級の特別休暇及び病気休暇等の承認に関すること。
(5) 職員の服務に専念する義務の免除に関すること。
(6) 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員の任免に関すること。
(7) 公務災害補償の申請に関すること。
(8) 職員身分証及び給水工事事業者に交付する身分証その他証票に関すること。
(9) 負担義務の生じない寄付の収受に関すること。
(10) 軽易な補助金、負担金、委託金等の申請に関すること。
(11) 水道事業の公債の借入申請に関すること。
(12) 不用物品の処分に関すること。
(13) 動産の貸与に関すること。
(14) 1件50万円未満の予備費の充当に関すること。
(15) 1件50万円以上100万円未満の予算の目の流用に関すること。
(16) 1件50万円以上の人件費の予算の節の流用に関すること。
(17) 1件100万円以上の予算の節の流用に関すること。
(18) 1件50万円以上200万円未満の工事等の施行に係る委託料の契約の締結に関すること。
(19) 1件130万円以上1,000万円未満の工事請負の契約の締結に関すること。
(20) 水道料金、量水器使用料及び諸手数料その他納付金の調定に関すること。
(21) 水道料金、量水器使用料及び諸手数料その他納付金の減免並びに不納欠損金の処分に関すること。
(22) 前各号のほか、管理者の決裁を要しない定例的な事務処理に関すること。
2 課長の共通専決事項は、次のとおりとする。
(1) 課長代理級並びに職員の宿泊を要しない出張及び職員の宿泊を要する出張に関すること。
(2) 課長代理級並びに職員の年次有給休暇の承認に関すること。
(3) 課長代理級並びに職員の時間外勤務命令及び休日勤務命令に関すること。
(4) 職員の特別休暇並びに病気休暇等の承認に関すること。
(5) 課の所管に係る施設等の管理運営に関すること。
(6) 1件100万円未満の予算の節の流用に関すること。
(7) 1件50万円未満の物品の購入及び修繕に関すること。
(8) 1件130万円未満の工事請負の契約の締結に関すること。
(9) 1件50万円未満の工事等の施行に係る委託料の契約の締結に関すること。
(10) 法令又は条例に基づいて行う原簿による諸証明交付に関すること。
(11) 所管の各種台帳、帳簿等の閲覧の許可及び保管に関すること。
(12) 一般文書の審査及び受理に関すること。
(13) 法令等による定例的な照会、回答、届出、報告、通知、統計、調査、申請、申告及び進達に関すること。
(14) その他軽易、定例的な事務の執行に関すること。
3 総務課長の専決事項は、次のとおりとする。
(1) 職員の扶養手当、住居手当、通勤手当及び児童手当の受給資格認定に関すること。
(2) 日直、宿直に関すること。
(3) 広報に関すること。
(4) 1件50万円未満の予算の目の流用に関すること。
(5) 1件50万円未満の人件費の予算の節の流用に関すること。
(6) 職員の福利厚生に関すること。
(7) 職員の健康管理及び研修並びに実施に関すること。
(8) 被服の貸与に関すること。
(9) 統計に関すること。
(10) 企業の収入に関すること。
(11) 公印の保管に関すること。
(12) 水道料金の予納金の徴収、還付に関すること。
(13) 水道料金等の徴収委託に関すること。
4 工務課長の専決事項は次のとおりとする。
(1) 作業日誌、月報に関すること。
(2) 建設改良工事で、予算の変更を伴わない簡易な工事の設計及び変更に関すること。
(3) 給水装置の設計、施行及び検査に関すること。
(4) 送配、給水管工事に伴う通行規制に関すること。
(5) 漏水防止及び消火栓の使用に関すること。
(6) 送配水管及び給水装置の破損の復旧に関すること。
(7) 用途認定に関すること。
(8) 給水装置の給水中止に関すること。
(平成9水管理規程1・全改、平成20水管理規程1・平成22水管理規程1・平成26水管理規程2・令和2水管理規程1・一部改正)
(専決の制限)
第11条 次の事項は、管理者の決裁を受けなければならない。
(1) 市議会に提出する資料に関すること。
(2) 紛議、論争又は将来その原因となると認められるもの
(3) 異例に属すること。
(4) 先例となること。
(5) 合議の意見を異にするもの
(6) 特に上司から指定された事項に関するもの
(平成6水管理規程1・一部改正)
(類推による専決)
第12条 局長は、この規程において専決事項として定められていない事項であつても、事案の内容により、専決することが適当であると認められるものは、この規程に準じ、専決することができる。
(昭和47水管理規程10・一部改正)
(報告)
第13条 局長は、必要があると認めるときは、専決した事項を管理者に報告しなければならない。
(昭和47水管理規程10・一部改正)
第4章 公印
(公印の定義)
第14条 水道局にて使用する公印の作成、公印取扱者(以下「取扱者」という。)及び使用については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
2 この規程において公印とは、市長、管理者又はその他の職名若しくは局名を以て発する文書において発信者の表章として用いる印章又は、電子計算組織に記録された印影をいう。
(平成26水管理規程6・全改)
(公印の保管)
第15条 公印は、局長が保管する。
2 公印は、常に堅固な容器に納め、勤務時間外、公休日及び休日にあつては封印又は施錠をしておかなければならない。
(昭和47水管理規程10・平成6水管理規程1・一部改正)
(公印の取扱者)
第16条 局長は、必要があると認めるときは、取扱者を定め、公印の保管、使用その他関係事務を処理させることができる。
(昭和47水管理規程10・平成26水管理規程6・一部改正)
(公印の使用)
第17条 局長及び取扱者は、公印のなつ印を求められたときは、なつ印する文書と、決裁文書の提示を求め、照会の結果公印をなつ印することが適当であると認めたときは、当該決裁文書の余白に「公印使用」と押印したのち、当該文書に明瞭かつ正確になつ印しなければならない。
2 公印のなつ印は、執務時間中とする。ただし、やむを得ない場合は、この限りでない。
(昭和47水管理規程10・平成6水管理規程1・一部改正)
(印影の印刷)
第18条 公印の印影又はその縮少したものを印刷した用紙等は、厳重に保管し、常にその受払いを明確にし、不用となつたときは、当該用紙を焼却しなければならない。
(公印の事故届)
第19条 局長は、公印に関し、盗難その他の事故が生じたときは、速やかに管理者に届出なければならない。
(昭和47水管理規程10・平成6水管理規程1・一部改正)
(公印の新調、改刻又は廃止)
第20条 公印の新調、改刻及び廃止は、管理者が行うものとする。
(平成6水管理規程1・一部改正)
(公示)
第21条 公印を新調し、若しくは改刻したとき又は公印の使用を廃止したときは、印影をつけてその旨を公示しなければならない。
(公印台帳)
第22条 局長は、公印台帳(様式第1号)を備え公印の新調、改刻又は廃止のあつたつど必要な事項を記載し、整理しておかなければならない。
(昭和47水管理規程10・一部改正)
第5章 文書管理
(平成11水管理規程7・全改)
第1節 通則
(平成11水管理規程7・全改)
(文書管理の目的)
第23条 この条項は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(平成11水管理規程7・全改)
(1) 課 第2条に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(3) 文書担当課 交野市総務部総務課をいう。
(4) 文書担当課長 交野市総務部総務課長をいう。
(5) 起案文書 事案の処理について、上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために起案された文書をいう。
(6) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。
(7) 未完結文書 事案の処理が完結していない文書をいう。
(8) 常用文書 文書の完結後、置換えをすることなく課の事務室内において常備し、執務上常用する文書をいう。
(9) 保管文書 事案を担当する課の事務室内に保管する文書をいう。
(10) 保存文書 完結文書で、書庫等の事務室以外の場所に収納する文書をいう。
(11) 文書の置換え 事務室内のキャビネット又は書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等の事務室以外の場所に移すことをいう。
(12) 文書の廃棄 保管文書又は保存文書のうち保存期間を経過してその必要性がなくなった文書を廃棄することをいう。
(13) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。
(14) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書取扱いの基本)
第25条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(課長の責務)
第26条 課長は、課における文書事務の総括責任者として、文書・情報管理責任者となり、当該事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進につとめなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書・情報取扱主任者及び文書取扱者の設置等)
第27条 課に課長の文書事務の処理を補佐するため、文書・情報取扱主任者及び文書取扱者を置く。
2 文書・情報取扱主任者は、課の係長級職員をもって充てる。
3 文書取扱者は、所属職員のうちから課長が指名する。
4 課長は、異動等により文書・情報取扱主任者及び文書取扱者を新たに指名したときは、速やかに、総務課長を経て文書担当課長に通知しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、令和2水管理規程1・一部改正)
(文書・情報取扱主任者及び文書取扱者の職務)
第28条 文書・情報取扱主任者は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を担当する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 全各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱者は、文書・情報取扱主任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追求に関すること。
(4) 完結文書の置換えに関すること。
(5) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(6) 文書受発簿の記載及び整理に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書・情報取扱主任者会議)
第29条 課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があると認めるときは、文書・情報取扱主任者会議又は文書・情報取扱主任者及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。
(平成11水管理規程7・全改)
(備付け簿冊等)
第30条 総務課に次に掲げる簿冊等を置く。
(1) 書留等受付簿 (様式第2号)
(2) 料金後納郵便物差出票 (様式第3号)
(3) 例規原簿 (様式第4号)
(4) 告示原簿 (様式第5号)
(5) 文書ファイル一覧表 (様式第6号)
(6) 文書受発簿 (様式第7号)
2 課に次に掲げる簿冊等を置く。
(1) 文書ファイル一覧表(課分)
(2) 郵便物発送依頼票 (様式第8号)
(3) 文書貸出・閲覧簿 (様式第9号)
(平成11水管理規程7・全改、平成20水管理規程1・一部改正)
(文書の種類)
第31条 水道局において取り扱う文書の種類は、つぎのとおりとする。
(1) 公示令達文書
法規文書、令達文書及び公示文書をいう。
(2) 一般文書
前号以外の文書をいう。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の記号及び番号)
第32条 一般文書の記号は、別表第3のとおりとする。ただし、課等間の往復文書については「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、必要としない。
2 文書の整理上特に必要があるときは、別表第3に定める記号の次に適宜文字を加えることができる。
3 一般文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、同期間内を通じて同一の文書件名で多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番を用いることができる。
4 法規文書、令達文書及び公示文書の番号は、文書の種類ごとに、毎年1月1日に第1号から一連番号により付け始め、同年12月31日に終わるものとする。
(平成11水管理規程7・全改)
第2節 文書の収受及び配付
(平成11水管理規程7・全改)
(1) 課別に仕分けし、主管課へ配付する。
(2) 配付先が明確でないものは、開封のうえ、封筒の余白に開封印(様式第11号)を押し、主管課へ配付する。
(3) 書留扱い、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書並びに訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書は、書留等受付簿に所要の事項を記載した上配付し、受領印を徴する。
2 3課1室に関連する文書は、総務課長がその主管課を決定し、配付するものとする。この場合において、配付を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。
3 電報を受領したときは、その収受時刻を記載し、直ちに主管課に配付しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、平成20水管理規程1・一部改正)
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第34条 到達文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公庁から発せられたものその他総務課長又は主管課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(平成11水管理規程7・全改、平成20水管理規程1・一部改正)
第3節 文書の処理
(平成11水管理規程7・全改)
(文書処理の原則)
第35条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書・情報取扱主任者又は文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過、処理状況を明らかにしておかなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書処理の指示)
第36条 課長は、文書を収受したときは、担当係長に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理しなければならない。
(1) 決裁区分
(2) 公開、非公開の区分
(3) 供覧の要、不要
(4) 回答の要、不要
(5) 処理期日
(6) 合議先又は供覧先
(7) 参考資料の要、不要
(8) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項
2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(起案)
第37条 すべて事案の処理は、文書による。ただし、管理者の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、管理者の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。
2 起案は、規則、規程等に別の定めがあるものを除き、起案用紙(様式第12号)を用いて行わなければならない。ただし、定例又は軽易な事案の処理に係わるものにあっては、文書担当課長が認めた一定の帳票又は当該文書の余白を利用して行うことができる。
3 起案文書には、主管部課、起案担当者、決裁区分、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、件名、伺い文、公開・非公開の区分、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。
4 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。
(平成11水管理規程7・全改)
(関係文書の添付等)
第38条 起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに、参考を要する事項はその資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(起案文書の回議順序)
第39条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案担当者となった場合は、その者の直属上司)から順次直属上司の決裁を受けなければならない。
(2) 事案の処理及び施行が他の部課等に関係があると認められる文書は、主管部課長の決裁又は閲覧を受けてから回議しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(起案用紙の記入要領)
第40条 起案用紙の記入要領は、別記第4に定めるところによる。
(平成11水管理規程7・全改)
(特別取扱方法)
第41条 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報掲載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を施行、取扱上の注意欄に朱書することによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(合議)
第42条 2課等以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係部課等の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。
2 合議文書を受けたときは、同意・不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課等(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。
3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
4 合議を終えた後、起案課において原案を改廃したときは、合議を求めた関係部課等にその旨を通知しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(起案文書の持回り)
第43条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の審査等)
第44条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、管理者の決裁を受ける前に総務課長及び局長の審査を経て、文書担当課長及び総務部長と合議しなければならない。
(1) 条例、規則、規定及び告示その他例規の制定及び改廃に関するもの。
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの。
(3) 前各号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認めるもの。
2 前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案者にその旨を指示して、返付しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、平成13水管理規程1・平成26水管理規程2・一部改正)
(議案の処理方法)
第45条 市議会に提出する議案は、主管課で起案し、総務課長を経て、開会の前月の10日までに決裁を受けるよう努めなければならない。
2 前項の議案に係る決裁済みの起案文書(以下「決裁済み文書」という。)は、文書担当管課長に回付しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、平成20水管理規程1・一部改正)
(決裁済み文書の処理)
第46条 決裁済み文書は、主管課において保管及び保存するものとする。ただし、前に規定する議案に係る決裁済み文書又は規則、規程若しくは告示に係る決裁済み文書は、総務課で保管及び保存しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、平成20水管理規程1・一部改正)
第4節 文書の発送
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の発信者名)
第47条 局外へ発送する文書は、原則として管理者名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は局名を用いることができる。
2 庁内文書は、事案の軽重により局長又は課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(平成11水管理規程7・全改)
(公印)
第48条 発送を必要とする文書には、第17条の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため決裁済み文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書、行事の案内状等の権利義務に関係しない文書及び庁内文書については、原議文書に「公印省略」又は「略割印」の記載をし、公印を省略することができる。
(平成11水管理規程7・全改)
(局外文書の発送)
第49条 起案担当者は、局外へ発送する文書のうち発議文書については、決裁済み文書を文書取扱者へ回付し、文書受発簿により、発送番号の記入を受けなければならない。
2 局外へ発送する文書は、原則として主管課において発送するものとする。
3 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において文書取扱者は、郵便物発送依頼票又は料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入し、文書担当課へ提出するものとする。
4 文書の発送は、交野市職員の勤務時間等に関する条例(昭和30年条例第12号)第3条第1項に規定する週休日及び第8条第1項に規定する休日を除く日において、午後4時までにしなければならない。
5 発送する文書は、午後4時までに文書担当課へ提出しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改、令和2水管理規程1・一部改正)
(庁内文書の発送)
第50条 庁内文書を発送するときは、文書の記号及び番号を省略し、右上方に「事務連絡」と記載した上で、直接名あて人に送付する。
2 庁内文書を発送するに当たっては、特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。
(平成11水管理規程7・全改)
第5節 文書の整理及び保管
(平成11水管理規程7・全改)
第1款 原則
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の整理の基本)
第51条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要な時に、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の保管単位)
第52条 文書は、課を単位として保管する。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときはこの限りでない。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書分類表)
第53条 文書は、文書担当課長が定める文書分類表に基づいて分類しなければならない。
2 課長は、文書分類表(所掌事務に係る部分に限る。)を変更する必要が生じた時は、その旨を文書担当課長に申し出るものとする。
(平成11水管理規程7・全改)
(ファイル一覧表の整理)
第54条 文書取扱者は、文書担当課長が毎年度当初に作成し、主管課長に配付する前年度分の文書の保管単位ごとのファイル一覧表の写しに、当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。
2 文書取扱者は、3か月ごとに、前項に規定するファイル一覧表の記載事項の変更を主管課長を経て文書担当課長に届け出なければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(事務担当者の文書の整理)
第55条 事務担当者は、未完結文書を懸案ボックスファイルに入れて所定の位置に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元においてはならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(完結文書の整理及び保管)
第56条 事務担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル一覧表に定める分類項目別に整理し、個別のボックスファイルに入れて、所定の位置に収納しておくものとする。
2 事務担当者は、前項に規定する整理を行ったときは、その旨を文書取扱者に報告しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(完結文書の保管期間)
第57条 主管課で保管する完結文書は、過年度及び現年度の2か年分とする。ただし、常用文書については、必要な期間保管することができる。
2 前項に定める文書以外をそのまま主管課において保管しようとするときは、主管課長は、文書担当課長の承認を得なければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
第2款 文書の置換え
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の置換え)
第58条 文書の置換えは、毎年4月末に行うものとする。
2 前項に規定する置換えの期日については、文書担当課長が定める。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の置換えの方法)
第59条 文書・情報取扱主任者及び文書取扱者は、事務担当者とともに、保存を必要とする文書を個別フォルダーごと、できる限り保存年限別に区分して置き換えるものとする。
(平成11水管理規程7・全改)
第3款 文書の保存
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の保存年限)
第60条 文書の保存年限は、ファイル一覧表による。
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の保存年限の種別)
第61条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(平成11水管理規程7・全改)
(保存年限の設定)
第62条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、課長が文書担当課長の承認を得て行うものとする。
2 課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
3 課に共通する事案に係る文書(以下「共通文書」という。)の保存年限は、別記第2の保存年限基準表に定める保存年限とする。
4 共通文書以外の文書の保存年限は、別記第3の保存年限基準表に基づき決定しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(保存年限の計算)
第63条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度始めから起算する。ただし、歴年文書は、その完結した日の属する年の翌年始めから起算する。
(平成11水管理規程7・全改)
(書庫等の管理)
第64条 書庫等の管理は、文書担当課長及び課長が協力して行う。
2 書庫内は、常に清潔に保ち、整理整とんするとともに、喫煙その他火気を使用してはならない。
(平成11水管理規程7・全改)
第4款 文書の利用
(平成11水管理規程7・全改)
(保管文書の持出し)
第65条 保管文書の持出しをしようとする職員は、持出ガイドを当該文書が入った個別フォルダー又はファイルボックスに入れておかなければならない。
2 持出した文書は、退庁時間までに必ず元のフォルダー又はファイルボックスに返還しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(保管文書の貸出し等)
第66条 保管文書の貸出しを、又は閲覧しようとする職員は、文書・情報取扱主任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。
2 文書・情報取扱主任者又は文書取扱者は、前項の規定により保管文書を貸出し、又は閲覧させるときは、文書・貸出閲覧簿に所要事項を記載させ、貸出ガイドを当該保管文書が入った個別フォルダー又はファイルボックスに入れておかなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(保存文書の貸出し)
第67条 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようと職員は、文書担当課長に申し出て、その承認を得なければならない。
2 文書担当課長は、前項の規定により保存文書を貸出し、又は閲覧させるときは、文書・貸出閲覧簿に所要事項を記載させ、貸出ガイドを当該保存文書が入った保存箱に入れておかなければならない。
3 第1項に規定する貸出しの期間は、15日以内とする。ただし、文書担当課長は必要があると認めるときは、その期間を延長することができる。
(平成11水管理規程7・全改)
第5款 文書の廃棄
(平成11水管理規程7・全改)
(文書の廃棄の決定)
第68条 課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄文書目録を作成し、文書担当課長の指定する方法により廃棄しなければならない。
(平成11水管理規程7・全改)
(廃棄文書の処理)
第69条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに、焼却、溶解、裁断等の処置をとらなければならない。
2 前項の焼却等の利便を図るため、文書担当課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。
(平成11水管理規程7・全改)
附則
1 この規程は、昭和43年4月1日から施行する。
2 この規程施行の際、従前から作成されている文書の様式及び分類は、この規程の各相当規定によつて作成されたものとみなす。
(平成30水管理規程4・追加)
附則(昭和44年水管理規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和46年水管理規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和47年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和47年4月1日から適用する。
附則(昭和47年水管理規程第10号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和50年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和53年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和55年水管理規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和56年水管理規程第1号)
この規程は、昭和56年4月1日から施行する。
附則(昭和59年水管理規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成6年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成9年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成11年水管理規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成11年水管理規程第7号)
この規程は、平成11年10月1日から施行する。
附則(平成12年水管理規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成13年水管理規程第1号)
この規程は、平成13年2月20日から施行する。
附則(平成13年水管理規程第4号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成14年水管理規程第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年水管理規程第2号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
付則(平成14年水管理規程第3号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成18年水管理規程第1号)
この規程は、平成19年1月4日から施行する。
附則(平成20年水管理規程第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年水管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成26年水管理規程第2号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成26年水管理規程第6号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成27年水管理規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成28年水管理規程第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年水管理規程第1号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年水管理規程第4号)
この規程は、公布の日から施行し、平成30年10月29日から適用する。
附則(令和元年水管理規程第2号)
この規程は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和2年水管理規程第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年水管理規程第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
別表第1(第8条の3)
(平成12水管理規程3・全改)
(単位 万円)
費用 | 支出負担行為専決事項 | 支出命令専決事項 | ||
局長 | 課長 | 局長 | 課長 | |
手当等 | 20以上 | 20未満 | 20以上 | 20未満 |
旅費 |
|
| 10以上 | 10未満 |
報償費 | 10以上50未満 | 10未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
被服費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
備消耗品費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
燃料費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
光熱水費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
印刷製本費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
通信運搬費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
広告料 | 10以上50未満 | 10未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
委託料 | 50以上200未満 | 50未満 | 200以上500未満 | 200未満 |
手数料 | 20以上50未満 | 20未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
賃借料 | 20以上100未満 | 20未満 | 100以上200未満 | 100未満 |
修繕費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
工事請負費 | 130以上1,000未満 | 130未満 | 1,000以上2,000未満 | 1,000未満 |
路面復旧費 | 130以上1,000未満 | 130未満 | 1,000以上2,000未満 | 1,000未満 |
動力費 | 500以上 | 500未満 | 1,000以上 | 1,000未満 |
受水費 | 500以上 | 500未満 | 1,000以上 | 1,000未満 |
薬品費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
材料費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
補償金 | 30未満 |
| 50未満 |
|
負担金 | 10以上50未満 | 10未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
諸謝金 | 10以上50未満 | 10未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
研修費 | 20以上 | 20未満 | 20以上 | 20未満 |
食糧費 | 5以上10未満 | 5未満 | 10以上15未満 | 10未満 |
厚生費 | 20以上 | 20未満 | 20以上 | 20未満 |
会費負担金 | 10以上50未満 | 10未満 | 50以上100未満 | 50未満 |
保険料 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
交際費 | 10未満 |
| 20未満 |
|
公課費 | 5以上 | 5未満 | 10以上 | 10未満 |
車両運搬具購入費 | 20以上100未満 | 20未満 | 100以上200未満 | 100未満 |
工具器具及び備品購入費 | 20以上100未満 | 20未満 | 100以上200未満 | 100未満 |
貯蔵材料費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
貯蔵量水器費 | 50以上300未満 | 50未満 | 300以上500未満 | 300未満 |
ただし、支出負担行為専決事項の委託料については、工事等の施工に係る委託料の契約締結を除き、工事請負費については、契約締結を除く。
別表第2
(昭和50水管理規程1・全改、昭和53水管理規程1・旧別表第2繰上、昭和55水管理規程2・昭和56水管理規程1・一部改正、平成9水管理規程1・旧別表第1繰下、平成13水管理規程4・平成26水管理規程6・平成27水管理規程2・一部改正)
公印の名称、寸法、ひな形
整理番号 | 名称 | 寸法 | 書体 | 印材 | 員数 | 使用区分 | 保管者 |
1 | 大阪府交野市長印(水道) | ミリ 方21 | てん書 | 水牛 | 1 | 市長名で発する文書 | 総務課長 |
2 | 交野市水道事業管理者印 | 方21 | てん書 | つげ | 1 | 管理者名で発する文書 | 同上 |
2―1 | 交野市水道事業管理者印(出納) | 方21 | てん書 | つげ | 1 | 小切手の発行及び公金取扱用 | 企業出納員 |
2―2 | 交野市水道事業管理者印 | 方21 | てん書 | ― | 1 | 管理者名で発する文書 | 総務課長 |
3 | 大阪府交野市水道局長之印 | 方21 | てん書 | つげ | 1 | 局長名で発する文書 | 総務課長 |
4 | 交野市水道事業企業出納員印 | 方21 | てん書 | つげ | 1 | 企業出納員名で発する経理関係文書 | 企業出納員 |
5 | 交野市水道事業企業出納員領収印(姓) | 径30 | かい書 | ゴム | 1 | 公金収納用 | 総務課長 |
6 | 交野市水道現金取扱員領収印(姓) | 径22 | かい書 | ゴム | 4 | 水道料金、手数料等収納用 | 現金取扱員 |
7 | 公金収納業務取扱員(補助員)領収印(No.1～20) | 径17 | かい書 | ゴム | 20 | 水道料金手数料等収納用 | 現金取扱補助員 |
1 | 2 | 2―1 |
|
|
|
2―2 | 3 | 4 |
|
|
|
5 | 6 | 7 |
|
|
|
備考 印材欄の「―」については、電子計算組織に記録された印影に係るものをいう。
別表第3(第32条関係)
(平成14水管理規程2・全改、平成26水管理規程2・令和3水管理規程1・一部改正)
課等の名称 | 文書記号 |
総務課 | 交水総 |
工務課 | 交水工 |
浄水課 | 交水浄 |
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成11水管理規程7・全改)
(平成18水管理規程1・全改、平成26水管理規程2・平成28水管理規程1・令和元水管理規程2・一部改正)
(平成11水管理規程7・全改)
別記第1(第39条関係)
(平成11水管理規程7・追加、平成13水管理規程1・平成20水管理規程1・一部改正)
〔起案文書の回議順序〕
別記第2(第62条関係)
(平成11水管理規程7・追加)
共通文書の保存年限基準表
5年…支出負担行為票、支出命令書、予算差引簿、超過勤務命令簿、出張命令簿、文書受発簿
3年…公用車運転日誌、
1年…予算要求書、予算執行計画書、決算監査資料
別記第3(第62条関係)
(平成11水管理規程7・追加)
保存年限基準表
〔永年保存〕
1 総合基本計画、事業拡張計画等水道事業の重点施策に関する文書
2 重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書
3 条例、規則、規定及び重要な通達、要綱等の制定及び改廃に関する文書
4 告示、公示、公表、公示送達、その他公示に関する文書で重要なもの
5 附属機関等に関する文書で重要なもの並びに会議録で重要なもの
6 不服申立て、訴訟等に関する文書
7 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの
8 行政代執行に関する文書
9 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で重要なもの
10 職員の任免及び賞罰に関する文書
11 契約、協定、覚書等に関する文書で重要なもの
12 公有財産の取得、処分及び管理に関する文書で重要なもの
13 水道事業に関係する歴史的に重要な文書
14 調査研究、統計等に関する文書で重要なもの
15 工事施工図書等で重要なもの
16 台帳、原簿等で重要なもの
17 債権債務関係で10年を越えて保存を要するもの
18 寄付又は贈与の受納に係る文書で特に重要なもの
19 局で発行する重要な刊行物
20 前各号に掲げる文書に類するもの、その他管理者が永年保存を要すると決めた文書
〔10年保存〕
1 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの
2 通知、催告、申請、届出、報告及び申達に関する文書で重要なもの
3 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの
4 貸付金に関する文書で重要なもの
5 寄付又は贈与の受納に係る文書で重要なもの
6 損失補償及び損害賠償に関する文書
7 比較的重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書
8 告示、公示、公表、公示送達、その他公示に関する文書で比較的重要なもの
9 附属機関等に関する文書で比較的重要なもの
10 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的重要なもの
11 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的重要なもの
12 契約、協定、覚書等に関する文書で比較的重要なもの
13 公有財産の取得、処分及び管理に関する文書で比較的重要なもの
14 調査研究、統計等に関する文書で比較的重要なもの
15 工事施工図書等で比較的重要なもの
16 台帳、原簿等で比較的重要なもの
17 前各号に掲げる文書に類するもの、その他局長が10年保存を要すると決めた文書
〔5年保存〕
1 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書
2 通知、催告、申請、届出、報告及び申達に関する文書で比較的重要なもの
3 補助金の申請及び交付に関する文書で比較的重要なもの
4 貸付金に関する文書で比較的重要なもの
5 寄付又は贈与の受納に係る文書で比較的重要なもの
6 行政指導及び勧告に関する文書
7 比較的軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書
8 告示、公示、公表、公示送達、その他公示に関する文書で比較的軽易なもの
9 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的軽易なもの
10 後援名義等の使用に関する文書で将来の例証となるもの
11 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的軽易なもの
12 金銭の出納に関する証拠書類
13 契約、協定、覚書等に関する文書で比較的軽易なもの
14 公有財産の取得、処分及び管理に関する文書で比較的軽易なもの
15 調査研究、統計等に関する文書で比較的軽易なもの
16 工事施工図書等で比較的軽易なもの
17 台帳、原簿等で比較的軽易なもの
18 前各号に掲げる文書に類するもの、その他局長が5年保存を要すると決めた文書
〔3年保存〕
1 通知、催告、申請、届出、報告及び申達に関する文書で比較的軽易なもの
2 補助金の申請及び交付に関する文書で比較的軽易なもの
3 貸付金に関する文書
4 寄付又は贈与の受納に係る文書
5 軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書
6 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で軽易なもの
7 儀式、表彰、ほう賞及び行事に関する文書
8 後援名義等の使用に関する文書
9 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で軽易なもの
10 契約、協定、覚書等に関する文書で軽易なもの
11 公有財産の取得、処分及び管理に関する文書で軽易なもの
12 調査研究、統計等に関する文書で軽易なもの
13 工事施工図書等で軽易なもの
14 台帳、原簿等で軽易なもの
15 事務管理改善に関する文書
16 各種連絡会議に関する文書
17 前各号に掲げる文書に類するもの、その他課長が3年保存を要すると決めた文書
〔1年保存〕
1 告示、公示、公表、公示送達、その他公示に関する文書で軽易なもの
2 通知、催告、申請、届出、報告及び申達に関する文書で軽易なもの
3 庶務に関する文書
4 決定事項の単なる連絡に関する文書
5 一時的な各種照会、回答等の往復文書
6 前各号に掲げる文書に類するもの、その他課長が1年保存を要すると決めた文書
別記第4(第40条関係)
(平成11水管理規程7・追加)
起案用紙の記入要領
1 決裁区分
決裁区分は、その事案の決裁権者(最終判断者)が誰であるのかを明示するものであり、第8条の3の規定に基づいて該当する職(例えば「管理者」「局長」「課長」)を記入する。
2 起案年月日
文書を起案した年月日を起案担当者が記入する。(起案に着手した日ではなく、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。
3 処理期限年月日
文書を処理しなければならない期限を起案担当者が記入する。
4 決裁年月日
決裁権者がその事案について意思表示した日を、施行担当者が記入する。
5 施行年月日
文書を発送した日又は事案を処理した日を施行担当者が記入する。
6 保存年限
起案担当者が、ファイル一覧表により該当する数字又は文字を○で囲む。欄の最後尾( )内には、法律等の定めにより前記以外の保存年限が定まっている場合にその数字を記入する。
7 廃棄期限
起案担当者が、保存年限から起算して文書の廃棄する年度(年)を記入する。
8 (注意事項)
この欄には、次のような事項を記入する。
(1) 文書の取扱いについて、特に注意を要する事項を記入する。(特に急を要するものは「至急」、秘密文書のものは「秘」、広報に登載するものは「広報登載」その他「公印省略」、「略割印」、「一応供覧」等の注意事項を朱書きする。)
(2) 決裁に関与した者が、その事案についての意見を記入し、指示者は、指示事項のあとに署名又は押印する。(指示事項が記入されている文書については、起案課で迅速、適切に処理する。
9 開示・非開示の区分
交野市情報公開条例(平成10年条例第21号)の定めるところにより、情報の開示請求があった場合に、開示・非開示の決定を迅速かつ容易にするため、当該文書が開示できるかできないかの判断をし、該当する数字又は文字を○で囲む。
この場合において、非開示と判断した場合は、非開示の理由箇所の欄には、該当条項(例えば、「第10条第1号(個人情報)」、「第10条第2号(法令規制)」、「第10条第3号(法人情報)」、「第10条第4号(協力関係)」、「第10条第5号(意思形成過程)」、「第10条第6号(行政運営)」、「第10条第7号(犯罪誘発)」)、解除年月(非開示の事由がなくなることがわかっている場合)等の必要事項を記入する。
なお、自己情報の開示請求があった場合は、その都度判断し、決定する。
10 公印
公印の押印にあたって、その使用が誤りでないことを確かめた者を明示するための欄で、管守者又は管守者の指示した者が認印する。
11 合議
第44条第2項の規定に基づき、事案について合意を求められた際に押印する。押印者は、原則として課長以上とする。ただし、その事案が審査、記録を要するもののほか、特に必要があるものについては、係長又は係員から回議することができる。
12 決裁
(1) 「1 決裁区分」の決裁権者まで、順次に第8条の3の規定に基づいて、当該職の者が押印する。
(2) 決裁権者の職名欄に、「レ」印を朱書きする。
13 起案者
起案者が、所属課名、氏名及び内線番号を記入し、押印する。
14 標題
決裁権者が意思の判断を誤らないように文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現する必要がある。
(例)
(1) 他部課等からの照会、依頼に対する回答
○○調査について(伺い)
○○課から照会のあった○○調査の回答について(伺い)
○○市から依頼のあった○○○の回答について(伺い)
(2) 協議文書
○○の協議について(伺い)
○○法第○○条の規定による○○に係る○○への協議について(伺い)
○○○に係る○○○の○○への協議について(伺い)
(3) 契約の締結
契約の締結について(伺い)
○○○に係る○○契約の締結について(伺い)
○○○に係る○○契約の締結及びこれに伴う経費の支出について(伺い)
(4) 会議の開催
○○会議の開催について(伺い)
○○に係る○○会議の開催について(伺い)
○○年度第○○回○○会議の開催及び通知について(伺い)
(5) 依頼・通知
○○の〔依頼・通知〕について(伺い)
○○に係る○○の〔依頼・通知〕について(伺い)
(6) 許可
○○の許可申請について(伺い)
○○の○○許可について(伺い)
○○法第○○条の規定による○○の許可について(伺い)
(7) 受理・承認・確認
○○の〔受理・承認・確認〕について(伺い)
○○法第○○条の規定による○○の〔受理・承認・確認〕について(伺い)
(8) 補助金
補助金の交付決定について(伺い)
○○年度○○費補助金の交付決定について(伺い)
(9) 資料等の作成
パンフレットの作成について(伺い)
○○のパンフレット「○○○○」の作成について(伺い)
(10) 条例等の制定・改廃
○○○条例の制定について(伺い)
○○○条例の一部を改正する条例について(伺い)
○○○条例の制定及び○○条例の廃止について(伺い)
15 伺い文
伺い文とは、事案の内容を提示し、それをどのように処理しようとするかを決裁権者に説明し、意思決定を求めるものであって、そのために作成する文をいう。
(1) 記載事項
伺い文には、通常「～してよろしいか。」等の決裁を求める旨の文言のほか、次のような事項を要領よく記載する。
ア 処理の理由
イ 処理の経過及び方針
ウ 根拠法令
エ 調査結果その他参考となる事項
オ 予算の確認
(2) 伺い文の省略
軽易なもの又は定例的なものについては、伺い文を省略して起案することができる。
(例)
標題のことについて〔別紙・裏面〕のとおり○○〔してよろしいか・します。〕